Yazılım Yaptırmak İstiyorum: Doğru Firmayı Seçerken Nelere Bakmalısınız?

Bir işletme büyüdükçe Excel, WhatsApp ve dağınık e-postalar yetmez hale gelir. O noktada çoğu yönetici aynı cümleyi kurar: "Yazılım yaptırmak istiyorum, ama nereden başlamalıyım?" Cümle kısa, ama arkasında bir sürü cevapsız soru var. Hangi firmayla çalışmalı? Ne kadar tutar? Ne kadar sürer? Yarı yolda bırakılırsam ne olur? Hazır bir program alsam olmaz mı?

Bu yazıda abartısız ve net konuşacağız. Amaç satış cümlesi ezberletmek değil; karar verirken işinize yarayacak bir çerçeve kurmak. Biz İstanbul merkezli bir yazılım ekibiyiz ve her gün bu soruları sorulurken duyuyoruz. Bu yüzden bazı yerlerde işimize gelmeyen şeyleri de söyleyeceğiz.

Yazılım yaptırmak ne demek?

Önce kelimenin kendisine bakalım. "Yazılım yaptırmak" çok geniş bir şemsiye. Bir kurumsal web sitesi de yazılımdır, günlerce süren bir kurumsal yönetim sistemi de. Bir müşterinin telefonuna indirdiği uygulama da, ofisteki ekibin kullandığı rezervasyon paneli de. Maliyet ve süre bu geniş yelpazede yüz kat değişebilir.

Bu yüzden ilk iş, istediğiniz şeyin ne olduğunu bir cümleyle söyleyebilmek. "Kiralama firmamız için müşterinin kendi başına rezervasyon yapabileceği bir site ve teslim masasında kullanacağımız bir tablet uygulaması istiyoruz" cümlesi, "bir yazılım lazım" cümlesinden çok daha fazla bilgi taşıyor. Bu netliğe ulaşamasanız bile sorun değil; keşif görüşmesi tam olarak bunun için var.

Hazır paket mi, özel yazılım mı?

Bu ayrımı birçok kişi yanlış yerden anlıyor. Hazır paket kötü, özel yazılım iyi diye bir kural yok. Mesele, sürecinizin ne kadar standart olduğu.

Hazır paket hızlıdır. Ödemeyi yaparsınız, birkaç gün içinde kullanmaya başlarsınız. Maliyeti genellikle düşüktür ve çoğu zaman aylık abonelikle çalışır. Muhasebe, bordro ya da standart bir CRM gibi herkesin aşağı yukarı aynı şekilde yaptığı işler için hazır paket çoğu zaman en akıllıca yoldur. Böyle bir ihtiyaç için size özel yazılım önermeyiz.

Özel yazılım, sürecinizin sizi rakiplerinizden ayıran bir yanı olduğunda ya da hazır paketin sizi kendi kalıbına zorladığında mantıklıdır. Kendi fiyat mantığınız, kendi sahadaki akışınız, kendi müşteri deneyiminiz varsa ve bunları bir pakete sığdırmak için sürekli taviz veriyorsanız özel yazılım düşünmeye değer.

Bir üçüncü yol da var: hazır bir çekirdeği firmaya göre uyarlamak. Biz bunu sık kullanıyoruz. Örneğin İnşaat Proje Takip ya da İş Rota Planlayıcı gibi kendi ürünlerimizin çekirdeği hazır; ekranları, alanları ve raporları firmaya göre değiştirmek sıfırdan başlamaktan hem hızlı hem ucuz.

Ne zaman özel yazılım mantıklı?

Şu işaretlerden birkaçını görüyorsanız özel yazılım konuşmaya değer:

Aynı bilgiyi birden fazla yere elle giriyorsunuz. Excel'den e-postaya, e-postadan başka bir programa. Her kopyalama bir hata ihtimali.

Süreçlerinizin bir kısmı hâlâ kişilerin kafasında. "Bu işi Ayşe bilir" diye bir cümle kuruluyorsa, Ayşe izne çıktığında ya da işten ayrıldığında ne olacak?

Müşterinize sunduğunuz deneyim markanızın önemli bir parçası. Hazır bir şablonla başkalarıyla aynı görünmek istemiyorsunuz.

Büyümek istiyorsunuz ve bugünkü yöntemlerin ölçeklenmeyeceğini seziyorsunuz. Beş araçlık bir işletmede çalışan yöntem elli araçta çöker.

Hazır yazılımların lisans bedeli kullanıcı sayısıyla artıyor ve ekip büyüdükçe maliyet sizi sıkıştırıyor.

Tersine, ekibiniz küçükse, süreciniz sıradansa ve bütçeniz kısıtlıysa hazır bir çözümle başlamanızı tavsiye ederiz. İleride ihtiyaç doğarsa özel yazılıma geçersiniz.

Doğru yazılım firmasını seçerken kontrol listesi

Bir yazılım firmasıyla çalışmak uzun soluklu bir ilişki. Seçerken şu soruları sorun.

Daha önce benzer bir iş yapmışlar mı ve çalışan örneğini gösterebiliyorlar mı? Sunum dosyası değil, gerçek kullanıcıların kullandığı bir ürün istiyoruz demek hakkınız.

Süreçleri şeffaf mı? Analiz, tasarım, geliştirme, test ve canlıya alma adımlarını açıklıyorlar mı, yoksa "siz bize sadece fikri söyleyin, biz halledelim" mi diyorlar? İkincisi cazip gelir ama genellikle yanlış anlaşılmaya yol açar.

Yazılı kapsam ve takvim veriyorlar mı? Sözlü vaat yerine yazılı teklif isteyin. Kapsamın içinde neyin olduğu ve neyin olmadığı yazılı olmalı.

Yayından sonra ne oluyor? Hata çıktığında kime ulaşacaksınız, ne kadar sürede yanıt alacaksınız, yeni özellik istediğinizde nasıl ilerleniyor? Bakım konusu teklifte açıkça geçmiyorsa sorun.

Kaynak kod ve verinin sahibi kim? Bir gün başka bir ekiple devam etmek isterseniz yolun açık olması gerekir. Mağaza hesapları, alan adı ve sunucu hesapları sizin adınıza mı?

Sizi dinliyorlar mı? İlk görüşmede sürekli kendi çözümlerini anlatan bir firma ile önce sizin işinizi anlamaya çalışan bir firma arasındaki fark çok şey söyler.

Fiyatı nasıl anlatıyorlar? Uçuk vaatler, "herkese bir fiyat" yaklaşımı ya da kapsamı bilmeden kesin rakam vermek dikkat çekici bir işaret. Sağlıklı teklif, kapsamla birlikte gelir.

Süreç nasıl işliyor?

Aşağıdaki adımlar, ciddi bir yazılım projesinin genel akışıdır. Firmadan firmaya detay değişir ama mantık aynıdır.

Keşif görüşmesi

İşinizi, ekibinizi, mevcut araçlarınızı ve neyin sizi yorduğunu anlatırsınız. Biz çok soru sorarız. Bu görüşme ücretsiz ve bağlayıcı değildir.

İhtiyaç özeti ve öncelikler

Konuşulanları yazıya döküp önceliklendiririz. Hangi özellikler ilk sürümde olmalı, hangileri sonra eklenebilir? Bu ayrım projenin en değerli kararlarından biri. Her şeyi ilk sürüme yüklemek süreyi uzatır ve riski artırır.

Tasarım ve prototip

Kodlamadan önce akışları ve ekranları çizeriz. Bu aşamada bir değişiklik yapmak, kodlama bittikten sonra yapmaktan çok daha ucuzdur. Onayladığınız tasarım üzerinden geliştirmeye geçilir.

Geliştirme

Kısa döngülerle çalışırız. Birkaç haftada bir çalışan bir sürüm gösteririz; siz deneyip geri bildirim verirsiniz. Sürprizsiz ilerlemek için bu şart.

Test ve canlıya alma

Farklı cihazlarda ve senaryolarda deneme yapılır. Sonra sistem canlıya alınır, ekibinize kullanım gösterilir.

Destek

Canlıya alma bir son değil. Gerçek kullanım yeni ihtiyaçları ortaya çıkarır. Hata düzeltme ve yeni özellik desteği devam eder.

Neden bu sıralama? Çünkü "hemen kod yazalım" demek çoğu zaman revizyon ve bütçe şişmesi demektir. Önce netlik, sonra hız.

Buqqe Yazılım ne yapıyor?

Biz üç ana alanda çalışıyoruz.

Kurumsal yazılım ve web uygulamaları: iş süreçlerinizi toplayan yönetim panelleri, müşteri portalları, entegrasyonlar.

Mobil ve tablet uygulamaları: iOS ve Android için müşteriye ya da çalışana yönelik uygulamalar; sahada ya da teslim masasında kullanılan tablet uygulamaları.

Sektörel çözümler: Araç kiralama sitesi ve mobil uygulaması, saha takip, inşaat proje takip gibi alanlarda kendi ürünlerimiz ve edindiğimiz deneyim var. Bunlar hakkında ayrıntı için özel yazılım geliştirme, araç kiralama sitesi ve mobil uygulaması ve saha takip yazılımı sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Maliyeti ne belirler?

Net fiyat listemiz yok çünkü iki proje birbirine benzemiyor. Ama maliyeti belirleyen unsurları açıkça söyleyebiliriz: ekran ve özellik sayısı, kullanıcı rollerinin karmaşıklığı, entegrasyon sayısı (ödeme, SMS, muhasebe, harici sistemler), mobil uygulama olup olmaması ve hangi platformlar için olduğu, tasarımın ne kadar özel olduğu ve yayın sonrası bakım kapsamı.

Çok ucuz bir teklif genellikle bu başlıklardan birini dışarıda bırakıyor: test, yönetim paneli, bakım ya da yayın süreci. Bu, kötü niyet olmak zorunda değil ama sonradan ek maliyet çıkma ihtimalini artırıyor. Daha ayrıntılı bir anlatım için mobil uygulama yaptırmak yazımıza bakabilirsiniz.

Projeler neden gecikir?

Yazılım projelerinin bir kısmı planlanan sürede bitmez. Bunun sebebi çoğu zaman kodlama hızı değil, belirsizliktir. Kapsam başta net olmaz, proje sürerken yeni istekler eklenir, karar vermesi gereken kişi toplantıda olmaz ve onaylar haftalarca bekler.

Bunun çaresi basit ama uygulaması disiplin ister. Kapsamı ve kapsam dışında kalanları yazılı hale getirin. Karar vericiyi baştan belirleyin; fikir bildiren çok kişi olabilir ama onay veren tek kişi olmalı. Geri bildirimleri hızlı verin. Her değişiklik isteğinin süreye ve maliyete etkisini konuşarak karar verin.

İlk toplantıya nasıl hazırlanılır?

Bir yazılım firmasıyla ilk görüşmeye giderken mükemmel bir doküman hazırlamanız gerekmiyor; ama birkaç şeyi düşünmüş olmak görüşmenin verimini ciddi biçimde artırıyor. Şu sorulara kısa cevaplar bulun: Bu yazılımı kim kullanacak? Bugün bu iş nasıl yapılıyor ve en çok neresi canınızı sıkıyor? Başarılı olduğunu nasıl anlarız? Bütçe ve takvim açısından bir aralığınız var mı? Mevcut sistemler ya da araçlar var mı?

Benzer sistemlerden örnekler göstermek de yardımcı olur. "Şunu beğendim, şunu beğenmedim" demek, kelimelerle anlatılması zor beklentileri netleştirir. Bir de karar sürecini düşünün: kimler onay verecek, kimlerin görüşü alınmalı? Bu, ileride gecikmeleri azaltır.

Elinizde hiçbiri yoksa bile sorun değil. Sürecin ilk aşaması olan keşif tam olarak bunun için var.

Küçük başlamanın değeri

Yazılım projelerinde en pahalı hata, ilk sürüme her şeyi yüklemektir. Sistemi kullanacak insanlar gerçek bir sürümle karşılaşmadan neyin işe yarayacağını tam bilemez. Önce çekirdek akışı kurmak, gerçek kullanıcılarla denemek ve sonra genişletmek hem bütçeyi hem riski küçük tutar.

Bu yaklaşım bazen başlangıçta hayal kırıklığı yaratır, çünkü istenen birçok özellik "sonra" listesine kayar. Ama uzun vadede sistemin gerçekten kullanılan parçalarına yatırım yapmanızı sağlar.

Sık sorulanlar

Yazılım yaptırmak ne kadar sürer?

Kapsama göre değişir. Küçük bir yönetim paneli haftalar, geniş bir platform aylar sürebilir. Net süre keşiften sonra çıkar; kesin söz vermeden önce kapsamı görmek gerekir.

Fiyat nasıl belirlenir?

Ekran sayısı, entegrasyonlar, mobil ihtiyacı ve bakım kapsamına göre. Keşiften sonra yazılı teklif veririz.

Ücretsiz keşif var mı?

Evet. İlk görüşmede ihtiyacı anlamaya çalışırız. Bu görüşme doğru bir teklif için gerekli ve sizi bağlamaz.

Fikrim henüz net değil, gelebilir miyim?

Elbette. Çoğu müşteri yarım bir fikirle gelir. Birlikte netleştiririz; bazen sonuçta yazılıma gerek olmadığını da söyleriz.

Yaygın yanlış anlamalar

Yazılım projelerinde bazı beklentiler sık yanlış anlaşılır. "Yazılım bir kez yapılır ve biter" bunların başında gelir. Gerçekte yazılım yaşayan bir üründür; işletme değiştikçe, kullanıcılar yeni ihtiyaçlar ortaya koydukça ve teknoloji ilerledikçe güncellenmesi gerekir. Bu yüzden bakım ve geliştirme bütçesi, baştan düşünülmesi gereken bir kalemdir.

Bir diğeri, "daha çok özellik daha iyi yazılım" düşüncesidir. Aslında kullanılmayan her özellik, karmaşıklık ve bakım yükü demektir. En iyi yazılım, ihtiyacı doğru karşılayan sade yazılımdır.

Üçüncüsü, yazılımın tek başına sorunu çözeceği beklentisidir. Yazılım süreci kolaylaştırır ama bozuk bir süreci düzeltmez. Süreç net değilse önce süreci düzeltmek, sonra yazılıma geçmek gerekir.

Son söz

Yazılım yaptırmak bir gider kalemi değil; doğru yapıldığında operasyonel bir yatırımdır. Aradaki farkı yaratan şey, işe başlamadan önce problemi net koymak, kapsamı yazıya dökmek ve işi anlamaya çalışan bir ekiple çalışmaktır. Teknoloji bu işin en kolay kısmı.

Siz de bu noktadaysanız iletişim sayfamızdan bize yazın. Ne yapmak istediğinizi, bugün nasıl yürüdüğünü ve en çok neyin canınızı sıktığını anlatmanız yeterli; gerisini birlikte netleştiririz. Hizmetlerimiz hakkında genel bilgi için Buqqe Yazılım sayfasına, çalışan örnekler için ürünlerimize göz atabilirsiniz.